Transformacja cyfrowa każdej firmy powinna zaczynać się od solidnego, centralnego rdzenia i rozszerzać na „obrzeża” — w stronę automatyzacji oraz integracji z systemami zewnętrznymi. W centrum stoi oczywiście system ERP: to w nim zachodzą międzydziałowe procesy, mieszka logika naszego biznesu i rodzi się przewaga, którą budujemy, znając własne realia i szukając nawet najmniejszych różnicujących usprawnień. Czasem to proste automatyzacje, a czasem integracje z usługami zewnętrznymi w miejscach, których początkowo nikt by nie podejrzewał.
Z mojej perspektywy — po około 12 latach pracy wokół systemów ERP — to brzmi dziś prosto i oczywiście. Na początku jednak był to chaos. Gdy kilkanaście lat temu byłem członkiem zespołu wdrażającego ERP, mimo mojego dobrego zaplecza programistycznego i IT, kompletnie nie wiedzieliśmy, czego realnie oczekiwać od takiego systemu.
Lubię rozmawiać o transformacji cyfrowej, bo żyjemy w czasach, w których mimo rosnącego doświadczenia i wiedzy o budowie oprogramowania wciąż jesteśmy świadkami co najmniej ewolucji — a czasami wręcz rewolucji. Przykładem jest architektura Transformer (2017), która otworzyła drogę do dzisiejszych dużych modeli językowych (LLM). To właśnie tempo zmian sprawia, że transformacja cyfrowa w firmach jest przede wszystkim procesem adaptacji do nowych warunków.
Na blogu chcę dużo pisać o ERP z rodziny Dynamics 365, a konkretnie o Business Central — wokół niego obecnie zdobywam najwięcej doświadczeń. Oprę się przy tym na swoim szerokim warsztacie programistycznym, praktyce w automatyzacji procesów oraz codziennej bliskości problemów biznesowych wynikającej z mojej roli Chief Technology Officer. W ekosystemie Microsoft patrzę na Business Central jako element współpracujący z Microsoft 365: będę poruszał tematy rozszerzeń w AL, integracji z Outlookiem, Teams i Power BI, a także zagadnienia z obszaru cyberbezpieczeństwa.
ERP jako kręgosłup technologii firmy
Transformacja cyfrowa firmy zaczyna się od centralnego, solidnego systemu ERP, który pełni rolę technologicznego kręgosłupa całego biznesu. To w nim gromadzone są dane ze sprzedaży, finansów, magazynu czy obsługi klienta, a procesy międzydziałowe zachodzą w jednym miejscu. W praktyce oznacza to, że wszystkie działy operują na tych samych, aktualnych informacjach – eliminujemy chaos i kończymy z odwiecznym pytaniem: „która wersja tego Excela jest właściwa?”.
Poniżej rozwijam kilka kluczowych oczekiwań, jakie stawiam nowoczesnym systemom ERP, i pokazuję, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central na nie odpowiada z perspektywy moich dotychczasowych doświadczeń.
Jedno źródło prawdy, czyli koniec z Excelem jako bazą danych
Każdy, kto pracował w firmie bez zintegrowanego systemu, zna ten ból: sprzedaż ma swoje prognozy, finanse swoje wyniki, a magazyn swoje stany – i te trzy światy rzadko się ze sobą zgadzają. Spotkania zamieniają się w dochodzenie, które dane są prawdziwe. Dlatego pierwsze i absolutnie fundamentalne oczekiwanie wobec ERP to stworzenie jednego, wspólnego źródła prawdy.
W Business Central oznacza to, że logika finansów, sprzedaży, zakupów i operacji magazynowych żyje w jednej, spójnej bazie. Kiedy handlowiec tworzy zamówienie, magazynier od razu widzi rezerwację towaru, a księgowość – przyszły przychód. Nie ma tu miejsca na ręczne przepisywanie danych między systemami, co nie tylko oszczędza czas, ale przede wszystkim drastycznie redukuje liczbę błędów. Z perspektywy zarządczej to prawdziwa rewolucja: loguję się rano i na pulpicie widzę kluczowe wskaźniki z całej firmy – bez czekania, aż ktoś przygotuje mi raport. To daje pełen obraz biznesu w czasie rzeczywistym i pozwala podejmować decyzje w oparciu o fakty, a nie przeczucia.
Bezpieczeństwo i audytowalność – bo dane to najcenniejszy zasób
W roli CTO bezpieczeństwo to dla mnie priorytet. System ERP przechowuje absolutnie wszystko: od danych klientów, przez marże produktów, po listy płac. Musimy mieć pewność, że te informacje są chronione, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany.
Business Central, działając w chmurze Microsoft, opiera uwierzytelnianie na Azure Active Directory. To ten sam mechanizm, który zabezpiecza nasze konta Microsoft 365, więc pracownicy korzystają z jednego, bezpiecznego logowania. Co ważniejsze, system pozwala na precyzyjne zarządzanie uprawnieniami. Mogę zdefiniować, że pracownik działu zakupów widzi tylko faktury kosztowe, ale nie ma dostępu do danych o wynagrodzeniach.
Jednak prawdziwą potęgą jest tu pełna audytowalność. Wbudowany dziennik zmian (change log) to coś, co doceni każdy menedżer i audytor. Jeśli nagle zmieni się cena kluczowego produktu, w kilka sekund mogę sprawdzić, kto, kiedy i z jakiego komputera dokonał tej modyfikacji. To nieocenione narzędzie do utrzymania porządku i odpowiedzialności, które w starych systemach lub rozproszonych plikach było praktycznie niemożliwe do osiągnięcia.
Skalowalność i dostępność – system, który rośnie razem z firmą
Pamiętam czasy, gdy wdrożenie ERP wiązało się z zakupem drogich serwerów, które po trzech latach okazywały się za słabe. Dziś, dzięki chmurze, ten problem znika. Skalowalność Business Central oznacza, że system elastycznie dopasowuje się do naszych potrzeb. Gdy firma rośnie, zatrudniamy nowych ludzi i otwieramy kolejne oddziały, po prostu dodajemy kolejne licencje. Nie martwimy się o moc obliczeniową, miejsce na dyskach czy wydajność bazy danych – tym zarządza Microsoft.
W praktyce daje to ogromny komfort psychiczny. Biznes może skupić się na ekspansji, a technologia po prostu za nim nadąża. Co więcej, dostępność ERP z dowolnego miejsca na świecie stała się standardem. Dzięki aplikacjom na tablety i smartfony, mogę zatwierdzić pilne zamówienie, będąc na lotnisku, a handlowiec może sprawdzić stan magazynowy, siedząc u klienta. To jest właśnie nowoczesna elastyczność.
Rozszerzalność, czyli jak dopasować system, nie psując go
Jednym z największych koszmarów w starych systemach ERP były modyfikacje „w jądrze” aplikacji. Każda zmiana, nawet najmniejsza, niosła ryzyko, że przyszła aktualizacja od producenta wszystko zepsuje. To prowadziło do sytuacji, w której firmy przez lata unikały aktualizacji, pracując na przestarzałym i niebezpiecznym oprogramowaniu.
Business Central wprowadza tu filozoficzną zmianę: system rozbudowuje się przez rozszerzenia (extensions). To trochę jak instalowanie aplikacji na smartfonie. Potrzebujesz specyficznej funkcji do obsługi kodów kreskowych? Instalujesz rozszerzenie. Chcesz zintegrować się z niszową platformą kurierską? Piszesz lub kupujesz dedykowaną wtyczkę. Sam rdzeń systemu pozostaje nietknięty.
Dla mnie, jako programisty i architekta systemów, to genialne rozwiązanie. Aktualizacje od Microsoftu (które pojawiają się co miesiąc!) instalują się automatycznie, nie naruszając naszych indywidualnych rozwiązań. Mamy więc to, co najlepsze z obu światów: stabilny, nowoczesny system i jednocześnie pełną elastyczność w dopasowaniu go do unikalnych procesów naszej firmy.
Otwarte API i integracje – bo ERP nie jest samotną wyspą
Żaden system nie działa dziś w próżni. ERP musi być otwartym centrum nerwowym, które sprawnie komunikuje się z innymi narzędziami. Business Central został zaprojektowany z myślą o integracjach. Dzięki otwartemu API, możemy połączyć go praktycznie z każdym innym oprogramowaniem: platformą e-commerce, systemem CRM czy specjalistyczną aplikacją produkcyjną.
Jednak prawdziwa magia dzieje się w ramach ekosystemu Microsoft. Integracja z Outlookiem, która pozwala wystawić ofertę lub fakturę prosto z otrzymanego maila, to funkcja, którą pracownicy kochają od pierwszego dnia. Podobnie możliwość udostępniania i dyskutowania danych z ERP bezpośrednio w Microsoft Teams. To sprawia, że system staje się naturalną częścią codziennej pracy, a nie odrębnym, nielubianym narzędziem, do którego trzeba się logować.
Analityka blisko transakcji – dane, które pracują dla Ciebie
Gdy wszystkie dane są już w jednym miejscu, ostatnim krokiem jest przekształcenie ich w wiedzę. W tradycyjnym podejściu analityka była domeną analityków, którzy po wielu dniach przygotowywali skomplikowane raporty. Dziś oczekujemy wglądu w dane tu i teraz.
Business Central realizuje to na dwa sposoby. Po pierwsze, oferuje wbudowane narzędzia analityczne, które pozwalają filtrować, grupować i wizualizować dane bezpośrednio na listach i w kartotekach. Po drugie, dzięki natywnej integracji z Power BI, dostajemy potężne, interaktywne dashboardy osadzone wprost w interfejsie systemu. Menedżer finansowy może na bieżąco analizować przepływy pieniężne, a szef sprzedaży śledzić realizację celów w czasie rzeczywistym. Decyzje stają się szybsze i oparte na faktach, bo analityka przestaje być oddzielnym procesem, a staje się integralną częścią operacji.
Podsumowując, nowoczesny ERP, taki jak Dynamics 365 Business Central, to znacznie więcej niż program do fakturowania i księgowości. To technologiczny kręgosłup, który porządkuje dane, automatyzuje procesy, zapewnia bezpieczeństwo i rośnie razem z firmą. To fundament, na którym możemy budować dalszą cyfrową transformację – od prostych automatyzacji po zaawansowane integracje.